ファシリテーション

オンライン会議に気持ちよく参加できるチェックインの方法

テレワークが進みオンライン会議が増えるようになりました。

普通の会議に比べると効率は良いんだけど、雑談が減ってなんか冷たい感じがする。

普段の会議に比べて、集中力が低いような気がする。

そんな声を聞くことも多いです。

オンライン会議だけでなく、会議や研修、勉強会などの話し合いの場をはじめるときに、いきなり会に入っていくと、参加者の気持ちが追いついていないことがあります。

チェックインを導入しよう

そこでオススメなのが、会議の一番最初の時間に参加者ひとりひとりが、いまの自分の状態を共有する「チェックイン」の時間を持つことです。

「チェックイン」は、ホテルのチェックインのように参加者がその場に入っていくための心の調整の時間のことです。

近況やいまの気持ち、会議への期待、自己紹介などをひとりずつすることで、会議への導入を行います。

チェックインに長い時間をかけてしまうと、雑談に花が咲いてしまうこともありますので、「ひとり1分間で」とか「30秒で」と時間を区切るのもひとつの方法です。

チェックインの2つの効果

チェックインには2つの効果があると考えています。

参加者の意識を「今ここ」に持ってくる。

ひとつは、参加者の会議への集中力を高めることです。

いざ会議が始まっても、どこか上の空だったり、人の意見を聞いているのか聞いていないのかわからないような人をよく目にします。

とくにテレワークだと、他の仕事をしていて「あ、やばい。もう会議だ」というのはよくあることです。

会議に集中できず、内職をしながら参加している人も多いと思います。

もちろん参加者が集中して会議に参加するのは最低限のマナーですし、会議主催者からするとイライラすることもあるかもしれませんが、ちょっと想像力を働かせてみてください。

もしかしたら、締め切り間近の別の仕事のことで頭がいっぱいだったり、体調が悪かったり、身近で不幸があって会議どころじゃない!ということだってあります。

(昨晩、飲み過ぎで寝不足だってこともあるかもしれませんが…笑)

そこで会議のはじめにチェックインをすることで、参加者の意識を「今ここ」に集中させていきます。

その時は別のことを考えていても、チェックインを通して、「今からは会議が始まりますよ!」という合図を出すことで、「あ、今から会議が始まるんだな。気持ちを切り替えないと!」と意識の方向が変わっていきます。

安心して参加できる土壌づくり

もうひとつの効果は、お互いの状況が把握できることです。

先ほどもお話したように、テレワーク中の会議には色んな状下で参加される方がいらっしゃいます。

疲れている人、イライラしている人、悲しい気持ちの人、もちろん楽しい気持ちの人も。

そうしたそれぞれの気持ちと状況を、事前に共有し合うことで、「あの人は疲れてるんだな」「ああいうことがあったから、元気がないんだな」と、お互いに配慮し合うことができます。

逆にこの共有がないと、「なんだあいつ全然意見言わないじゃないか!」「あくびばかりして、ふざけてるのか!」と、お互いがイライラするもとになってしまいます。

また、会議のはじめにひとりずつチェックインを通して発言することで、「この会議は発言をしても良い会議なんだ」と意識付けもされ、その後の発言を促すことにも繋がっていきます。

チェックインをすることで、全員が安心して会議に入っていける基礎ができるのです。

どんなに短い打ち合わせであっても、簡単にチェックインをすることで会議の成果が大きく変わってきます。

チェックインのやり方

チェックインのやり方はシンプルです。

皆さんこんにちは。まず、最初にチェックインをしたいと思います。

テレワークで皆さんと直接顔を合わせなくなっていますから、お互いの近況を知ったり、いまの体調などを知ることで、会議を効率的に進める目的があります。

では、◯◯さんから1分間で、いまのお気持ちや近況をお話いただけますか?

明日からでもできる簡単な会議を効率化する方法です。

ぜひ取り入れてみてください!

ABOUT ME
土肥 潤也
「コミュニティファシリテーター」という肩書きで、すべての人が主役になれるコミュニティづくりに取り組んでいます。コミュニティラボCO-℃(コード)代表、NPO法人わかもののまち 代表理事、日本シティズンシップ教育フォーラム運営委員、内閣府「子供・若者育成支援のための有識者会議」構成員