日々の会議話し合いを変えるオリエンテーションのOARR(オール)とは?

ファシリテーション

ファシリテーションは、日々の会議や話し合いの場を促し、創造的な成果に結びつけるためのスキルと考え方です。

ファシリテーションについて色々なところでお伝えしていると、こんな質問をよく受けます。

模造紙出したり、付箋使ったり、アイスブレイクをやったり、ワークショップ型の話し合いは、今日みたいな場だから成立したけれど、日々の会議や打ち合わせにはどうやって活かせばいいんですか?

まさにその通りで、今までワークショップ型の会議をしていなかった組織に、いきなりワークショップの手法を導入すると、参加者は逆に戸惑って、話し合いがうまくいかないでしょう。(これを”ファシリテーションショック”と呼んでいます)

そこで、ひとつ強くオススメしているのが、この記事で紹介するオリエンテーションのOARRです。

ちなみに、こういう質問を下さる方には、いつも「あなたはどんなことが活かせそうだと思いますか?」と逆質問をして、一緒に考えるようにしています。あくまでも僕からのオススメであって、自分で使って考えてみてねってことですね!

オリエンテーションのOARRとは?

オリエンテーションのOARRは、グローブ・コンサルタンツのデイビット・シベッツさんが開発した、話し合いオリエンテーション、つまり導入時に参加者に示す方向性のことで、4つの項目で構成されています。

その場を共にする参加者全員がオール(OARR)を握って、航海に出るイメージからOARRと名付けられています。

こんな感じのイメージですね。具体的には下記の4つです。

Outcome(成果、この場が目指すゴール)

Agenda(議題、大まかなスケジュール)

Role(参加者に期待する役割)

Rule(おやくそく)

会議や打ち合わせ、研修、ワークショップなど、あらゆる場で、この4つを参加者の皆さんと共有してから、会を始めるようにしています。

まず、OARRのそれぞれの項目について説明をしてから、具体例をお示ししたいと思います。

Outcome(成果、この場が目指すゴール)

まず、 Outcome(成果、この場が目指すゴール)です。

Oは、Outcomeだけでなく、Outputとして説明されることもあります。

つまり、この話し合い(会議やワークショップなど)で、何を達成したいのか?何をアウトプットとして出したいのか?を明らかにしておくということです。

話し合いの場では、Outcomeが明確でないことが多々あります。皆さんの中で、「今日って何を話すために集まってるんだっけ?」と感じる会議に参加されたことがある方も少なくはないでしょう。

例えば、いつもの会議で、

今日は、A事業の広報について話します。

と言われるよりは、

今日は、A事業の広報計画を決定して、明日から広報活動に取り組んでいける状態を目指すための会議です。

と、伝えてもらえた方が、今日はそういう会議なんだな!と、参加者がひとつのゴールに向かっていけます。

逆に、Outcomeが不明確な話し合いは、ゴールがどっちからわないサッカーみたいなもので、そんな場だと、参加者が好き勝手にボールを蹴って、収集がつかなくなってしまいます。

ちなみにOutcomeは、話し合いの時間や参加者に合わせた適切な設定が求められます。

例えば、その会議に参加している人に意思決定権がないのに、意思決定することまでをOutcomeに設定しても達成することができません。他にも、30分しかない打ち合わせで、高すぎるOutcomeを設定しても、達成することは難しいでしょう。

話し合いのOutcome(目標・ゴール)を明確にして、ひとつひとつの話し合いで、きちんとOutcome/Outputを出していきましょう。

Agenda(議題、大まかなスケジュール)

次が、Agenda(議題、大まなかスケジュール)です。

スケジュールがわからない話し合いに参加していると不安がいっぱいです。

「あのことについて話したいんだけど、時間は確保されてるのかな?」「今日って何について話すんだろう?」「いつあの議題について話せるかな?」

Outcome(成果、この場が目指すゴール)を達成していくために、どんなAgenda(議題)設定をして、話し合いを進めていくのか、事前に参加者に共有しておくことが重要です。

また、議題ごとに大まかなタイムスケジュールも共有すれば、それぞれの議論の時間のコントロールもできます。

今日は、まず、皆さんに自己紹介をしていただいてから、A、B、Cの3つの議題について話し合います。Aは15分、Bは30分、Cは45分程度の時間で話すことを想定しています。

こんな風に、議題とタイムスケジュールを会議の最初に共有してもらえれば、参加者は「Aはサクッと決めないとだな」と主体的に参加できたり、「Cは重要な議題だから議題の順番を先にしてはどうでしょうか?」あるいは「Dという議題についても話したいのですが、Cのあとに時間をもらえませんか?」などと提案することもできます。

話し合いの道筋を最初に示して、参加者の皆さんと航海路を合意してから、話し合いに入っていきましょう。

Role(参加者に期待する役割)

次は、Role(参加者に期待する役割)です。

「自分は何で呼ばれたんだろう?」と疑問を持ったまま、会議や話し合いに参加した経験はありませんか?

あなたは何らかの理由で、その場に呼ばれているわけですから、きっと主催者から期待を寄せられているはず。その期待を伝えるのが、Role(参加者に期待する役割)です。

ひとつ例を紹介しましょう。

以前、インターン生の男の子と一緒にとある打ち合わせに参加しました。その打ち合わせでは、彼は全く発言をせず、ひとりでメモを黙々と取っていました。打ち合わせが終わった後に、「なんで発言しなかったの?」と尋ねてみると、「え?発言してよかったんですか?」と言われた経験があります。

まさに、Roleを伝えていなかったことで起こってしまったことでした。

今日は、学生向けの企画に関する打ち合わせだから、学生目線から積極的に意見をもらえると嬉しいな。

 

と、打ち合わせの前に一言伝えておくだけで、彼の発言量は大きく変わったはずです。

「こんなことをあなたに期待しているから、よろしく頼むね!」とRoleを伝えられた人は、「そんな期待されてるんだったら、頑張って参加しないとな!」と、主体的な参加を促すことにもつながります。

また、Roleは期待を伝えるだけでなく、同じ場を共にする人の役割を明らかにすることにも繋がります。

例えば、行政が主催するワークショップでは、なぜかまわりをうろちょろしているスーツの人がたくさんいます。大体は、偉い人だったりするわけですが、参加している人からしたら「この人たちなんなの?」と不安に思うはずです。

 

今日は◯◯課の▲▲部長がそれぞれのグループでどんな意見が出ているかを満遍なく聞き取るために、グループに入らずに、見学をされますので、よろしくお願いします。

 

と一言伝えるだけで、「あ、あの人は見学してるんだな」と役割を理解して、安心して参加することができます。

会議や打ち合わせの場で役割を明確にすることは、とっても重要です。

Rule(おやくそく)

最後が、Rule(おやくそく)です。

ワークショップに参加されたことがある方なら、ファシリテーターが会のはじめに「今日の話し合いには、おやくそく(グランドルール)があります。」と話しているのを経験したことがあるでしょう。これがRuleのことです。

ワークショップで、よく使われるのは、下のようなルールです。

・みんな対等に話せるように心がけましょう

・聴く心を持って参加しましょう

・相手の意見を批判してはいけません

・決めつけはやめましょう

・ひとりで長く話さない

こんな感じでしょうか。(僕はあんまり上に書いたようなルールを使いませんが 笑)

ルールづくりにもコツがあります。

まず前提としてその場に合わせたルールを設定する必要があります。

例えば、「相手の意見を批判してはいけません」というルールは、アイデアを拡散する会議では効果を発揮しますが、研究者にとってはあり得ないルールです。

研究とは、自分の仮説を立証するために、社会で起きているあらゆる現象を批判的に検討する営みです。批判的思考によって新しい発見に繋がっていくこともあります。また、研究だけでなくても、新規事業を検討する会議など、批判的な意見が求められる場は多くあります。

今回はOARRの全体について説明する記事なので、詳しくは書きませんが、適切なルール設定をすることもファシリテーターの重要なスキルです。

実際に使うとこんな感じ

ここまでOARRのそれぞれの項目について、丁寧に説明をしてきました。

ここからは、実際にOARRを使うとどんな感じになるか、具体例をあげて説明したいと思います。

まず、僕が普段やっている「ファシリテーション研修」ならこんな感じです。

(Outcome)
皆さん、今日はファシリテーション研修にお越しいただきありがとうございます。

今日の研修は、「ファシリテーションの手法を知り、日々の現場で活かしたくなっている」状態を目指して、研修を進めていきます。

 

(Agenda)

まず、知り合いがいないと不安に思われる方もいるでしょうから、この研修を共にする皆さん同士が知りあう時間を持ちたいと思います。そのあとに、ファシリテーションとは何か?を簡単に講義させていただき、皆さんに実際にファシリテーター実践をしてもらいます。最後にふりかえりをして、終了という予定です。

 

(Role)

今日はこの場に3つの役割を持った人がいます。まず、講座に参加される皆さんは、ファシリテーションを実践に活かすために主体的に学んでいきます。次に、私が今日の講師兼ファシリテーターとして、ファシリテーションの手法をお伝えし、この場の進行もしていきます。最後に、この研修を主催されている事務局の皆さんは、写真撮影や研修の記録をされます。

 

(Rule)

この場を、皆さんが気持ちよく進めていくために3つだけおやくそくをさせてください。先ずひとつ目は….、ふたつ目は….、みっつ目は….、です。

 

それでは早速、会に入っていきましょう!

 

 

 

 

どうでしょうか?

もちろん研修の内容によって、少しずつ変わってくるわけですが、会のはじめにOARRが共有されるだけで、この場が向かう方向が明確になってきます。

OARRは日々の打ち合わせでも、活用することができます。

例えば、とある会社のZという事業に関して、先輩のAさんが新入社員のBさんに進捗共有すための30分だけの簡単な打ち合わせを想定します。

(Outcome)

わざわざ来てくれて、ありがとう。メールにも書いたんだけど、今後関わってもらうことになるZ事業について、不安なくBさんに仕事をしてもらうために、現状を把握してもらいたいと思ってね。

(Agenda)

まず、自分から10分くらいで簡単に説明をして、そのあとの20分でBさんの疑問点を解消する流れで進めるね。

(Role)

だから、最初の説明部分で何かわからないことがあれば、メモを取ったりして聞いていてもらえるかな?

(Rule)
先輩だからって質問するのをためらわないで、何でも聞いてね。

このように簡単な打ち合わせであっても、オリエンテーションのOARRを共有することで、方向性が明快になり、その場を共にする人全員がゴールに向かって、話し合いに取り組んでいけます。

とくにOutcomeが最も重要で、成果・この場が目指すゴールがわからない話し合いの場では、参加者が迷子になってしまいます。ひとつの議題についても「◯◯について」のレベルではなく、その◯◯がどんな状態になったらゴールなのかを明確化することが重要です。

オリエンテーションのOARRは、とっても簡単に導入できる手法です。

慣れるまで少し時間がかかるかもしれまえんが、是非実践してみてください!

また、それぞれの項目づくりにも、ちょっとしたコツがあったりします。ひとつひとつに絞って、またお伝えしていければと思っています。