ファシリテーション

中小規模のオンラインイベントを企画することになった人が抑えておきたい5つのポイント

新型コロナウイルスの影響を受けて、対面でのイベントはほぼ中止になっています。

「今年度に予定していたイベントをオンライン開催することを検討しているけど、どうやってはじめたらいいんだろう?」

「オンラインイベントをやってみたんだけど、どのサービスを利用すればいいの?」

ちなみにオンライン会議のやり方については、上の記事で解説しているので、よかったらご覧ください。

① 一方向型か双方向型か

まず、オンラインイベントを企画するときに、重要なのはどの配信ツールを利用して配信を行うかです。

Skype、Zoom、Youtube、Youtubeライブ、Facbookライブ、Discord、最近ではRemoなど、オンライン配信ツールは非常に多様化しています。

どれを使えば良いか悩む方も多いと思います。そこで、そのイベントが一方向型なのか、双方向型なのかで、配信ツールを使い分けましょう。

例えば、講師が一方的に喋り続ける一方向型の講演会やセミナー、料理教室などは、YoutubeやYoutubeライブ、Facebookライブなど、参加者が「見る」に徹することができるツールが適しています。

逆に、参加者同士のディスカッションや講師と参加者のディスカッションを主の目的としたイベントであれば、SkypeやZoomなどのオンライン会議ツールが適しています。

細かくどのツールが何に適しているかは解説すればキリがありませんので、より詳しく知りたい方はぜひネットでツール比較をしている記事などを見てみてください。

ポイントは、一方向型か双方向型かをはっきり決めて、それに適したツールでイベントを企画することです。

② 有料か無料か

第2のポイントは、イベントの参加費を有料にするか、無料にするかです。

これもイベントの趣旨によって変わってきますが、動画を録画して残さない生配信のイベントであれば、ぼくは有料にすることをオススメします。

閲覧者が100名を超えることが想定されている大規模イベントならまだしも、50人以下くらいの中小規模のイベントであれば、一定の参加費徴収をした方が参加者の集中度が高まりますし、ドタキャン率も低くなります。

ここで重要なポイントのひとつは、無料のオンラインイベントは対面のイベントに比べて、圧倒的にドタキャン率が高くなることです。

大抵の場合、参加者のほとんどは自宅から参加するので、いつもより気持ちが抜けていることが多いです。ですから、ちょっとでも「めんどくさっ」の気持ちが湧くとドタキャンします。

とくに双方向型のイベントであれば、事前申込&参加費徴収をしておかないと、イベント当日に参加者が全然いない!という悲劇に見舞われる可能性があります。

それを避けるためには、PeatixやPassMarketなどのイベントの事前決済サービスを使って有料化することをおすすめします。

参加費は500円や1,000円など小額でも良く、いくらであっても事前に支払っていることが重要です。

③ 講師謝金はいくらにするか

オンラインイベントの講師謝金はどのくらい払えば良いのだろうと悩まれている方は多いと思います。

もちろんイベントの内容によって変化してきますが、私の考えでは、対面型のイベントで支払う謝金の15%〜30%低い金額でOKだと考えています。

これにはいくつか理由があります。

まず、講師が自宅からイベントに参加できる場合、対面型のイベントと異なり、会場までの移動時間が削減されます。拘束時間が減るので、その分の減額は問題ないと考えます。

私自身、年間で80回くらいは講演依頼をいただいていますが、移動時間が本当に厄介に感じることがあります。

1時間から2時間の講演のために往復6時間かけて向かうのはよくあることで、それがなくなることを踏まえれば、一定の減額は問題ないでしょう。

しかし、オンライン配信によって逆に講師の負担が増える場合は、同額もしくはそれ以上の額を支払う必要があるとも考えています。

例えば、資料の事前提出が必要、いつもより事前打ち合わせの数が多い、イベント後に参加者の質問等に回答しなければいけないなど、より負担になる場合は、負担に合わせた金額を支払いましょう。

④ 録画して閲覧できるようにするか

講師謝金とも関わってくるのが、イベント内容を録画して、Youtubeなどであとから閲覧できるようにするかです。

せっかくオンラインでイベントを開催するなら、その内容を録画しておいて、Youtubeなどにアップすれば都合がつかなかった人も見れるし、ハッピーじゃん!と思うところですが、そんな簡単な話でもありません。

例えば、Zoomで実施したイベントであれば、動画に参加者の顔が映り込んでいる可能性があります。その後に閲覧できるようにするのであれば、必ずイベントの前に承諾をとる必要があります。

講師側にとっても、誰でも閲覧できる状態にされることで、講演内で話したあまり公にされたくない情報や写真等を扱っている場合がありますので、事前確認が必ず必要です。

また、有料イベントで動画を録画して、閲覧料をとって配信を行う場合は、講師料に配信料金を上乗せして支払うことが好ましいと考えます。

オンラインイベント自体が発展途上のため、配信料金の相場感は不明瞭なところもありますが、講師料の10〜30%が好ましいのではないでしょうか。

⑤ まず、やってみて改善する。

最後はポイントというより、マインドに近いものですが、まず、やってみることができるのがオンラインイベントの良いところです。

対面型のイベントだとどうしても、会場を予約して、レイアウトを考えて、資料を印刷して、、、と手間が色々かかります。

でも、オンラインイベントはボタンひとつで今からでも開催できます。

どのツールが良いかも、意外と使ってみないとわからなかったりしますので、まずは小さくてやってみて、それぞれのツールの強みを体感することが大事です。

対面型のイベントと異なり、間が読めなかったり、独特の沈黙ができてしまうのが、オンラインイベント。

コロナウイルスの影響は想像よりも長引きそうですので、いまのうちに何回か実践をしてみて、自分の中でオンラインイベントのコツをつかんでいくことが重要だと思います!

個別にご相談も受け付けておりますので、お気軽にお問い合わせください。

ABOUT ME
土肥 潤也
「コミュニティファシリテーター」という肩書きで、すべての人が主役になれるコミュニティづくりに取り組んでいます。コミュニティラボCO-℃(コード)代表、NPO法人わかもののまち 代表理事、日本シティズンシップ教育フォーラム運営委員、内閣府「子供・若者育成支援のための有識者会議」構成員