ファシリテーション

成果が出るオンライン会議のやり方とコツ、ベスト10

Skype、zoomやappear inなど、さまざまなツールの出現で、オンラインで会議をすることが多くなってきました。

便利なツールではありますが、上手な使い方をしなければ、対面での会議に比べてパフォーマンスが圧倒的に落ちます。

対面での会議は相手の表情や発言の温度感をつかむことができますが、会議ではそれが難しくなります。

また、オンライン会議は、PCを前に会議に参加しているため、お互いに内職がしやすい環境にあります。

オンライン会議中にきたSNSやメールの通知をついつい見てしまうという経験は誰しもしたことがあるのではないでしょうか。

今回は、オンライン会議の超初心者から既に活用している人がさらにレベルアップできる使い方まで、10個のスキルをファシリテーター目線で紹介していきます。

①通話環境を確保をせよ!

意外と守られないのがこのルール、オンライン会議の環境確保です。

オンライン会議がうまく進むかどうかは、参加者の環境が整っているかに大きく左右されます。

●ネット環境は整っているか

オンライン会議は、大きな情報処理をするので、十分なネット環境が求められます。

スマホのテザリングやカフェ・公共施設などで提供されるwifiで参加していると、かなりの確率でビデオや音声が固まったり、接続が切れたりします。

●まわりに騒音はないか

カフェやコワーキングスペースなどでオンライン会議に参加していると、まわりの話し声が気になることがあります。

ほかにも車や電車の音など、小さな騒音であっても、最近のマイクは高性能であるために、いろんな音をしっかり拾ってしまいます。

できる限り静かな場所を探して、オンライン会議に臨みましょう。

●突然、誰かに話しかけられる可能性はないか

オンライン会議中とは知らず、まわりの方が話しかけてきたり、大きな声で話始めたりという経験はありませんか。

相手はただ知らないだけですので、オンライン会議の前には、必ずまわりの人に「いまからオンライン会議です」と伝えましょう。

②ビデオは必ずオン!

オンライン会議をするときの大前提。

ビデオは必ずオンにしてください。

「そんなの当たり前だろ」と思われた方もいるかもしれませんが、意外と音声のみで会議をしていると話を聞くことがあります。

会議や話し合いの場において、発言者の顔が見えるのはとても重要なことです。

その人の表情から発言の意図が読み取れますし、何より、顔が見えると集中力が高まります。

経験則でしかありませんが、顔が見える会議と見えない会議では、生産性が70%くらい変わると感じています。

このあと紹介する共有ドキュメントをPCで開きながら会議をしていると、他の参加者のビデオが画面から消えることがよくあります。

全画面表示ではなくても良いので、参加者の画面表示を心がけましょう!

③発言するとき以外のマイクはミュート!

①でもお伝えしましたが、オンライン会議にとって、音の環境確保はとても重要なことです。

雑音ばかりで発言者の声が聞こえないと苛立ってきますし、参加者が苛立つと会議の生産性は落ちていきます。

しかし、どんなに良い環境で参加していたとしても、風や機械の音、よくわからないノイズなど、どうしようもない雑音があるのも確かです。

ですから、オンライン会議のマナーとして自分の発言のとき以外は音声をミュート(消音)にしておくことことをオススメします。

ちなみに、大抵のオンライン会議ツールであれば、マイクマークをクリックすれば、ミュートが可能です。

④発言はできる限り簡潔!長めの発言ごとに「OK?」の確認をとる

どんなにネット環境が良い場所であっても、オンライン会議ツールも万能ではないので、声が途切れて聞こえたり、ノイズが入ったりということがあります。

また、オンライン会議だと対面の会議に比べて、集中力が確実に落ちます。そのため、対面の会議で伝わる内容の30%減くらいだと思って、発言をしていく必要があります。

オンラインだとちょっとくらい聞こえていなくても/理解が追いついていなくても、「まあいっか」と聞き流しがちです。

「まあいっか」が多くなるほど、発言者もその空気が伝わるので、不安になっていきます。

発言者はできる限り発言を簡潔にして、いつも以上に相手に伝わりやすい言葉を選ぶことが求められます。

もし長めの発言をしたあとは、きちんと伝わっているか?を、参加者に尋ねるのも効果的です。「OK?」と一言聞くだけで大丈夫です。

聞く側もオンライン会議は伝わりづらいという前提を持って、いつも以上に聴く耳スイッチをオンにしましょう。また、聞こえづらいときは「聞こえない」と素直に伝えることが重要です。

⑤サインを活用する!

うなずきやOKサイン(親指と人差指で輪を作る👌)、サムズアップ(親指を立てる👍)、挙手(✋)など、サインをたくさん活用しましょう。

③でお伝えしたように、オンライン会議では、発言者以外はミュートが基本です。

しかし、ミュートにしてしまうと、対面の会議と異なり、相槌などが聞こえず、他の参加者の反応がわかりづらい難点もあります。

何か確認をとるときに、いちいち全員がミュートをオフにして、発言をしていくと時間のロスにもなります。

また、人数が多い会議では、みんながみんな突然話しはじめると収集がつかなくなることもあります。

そこで、会議の冒頭に、司会から共通のサインを共有しておくとスムーズに会議が進みます。

例えば、「発言を聞いて理解ができたら、OKサインをだしてください。逆に質問がある方は挙手してください。」などです。

司会からこのようなルールが示されなくても、意識的にサインを出すことをオススメします。オンライン会議でのサインは、相槌の役割を果たし、発言者の発言を促していきます。

声を使わない大きなリアクションをすることは、オンライン会議のファシリテートに繋がります。

⑥議題は事前に必ず送る!

オンライン会議では、議題を必ず事前に参加者に送りましょう。(一般的な会議でもそうですが…)

オンライン会議は、とにかく話題がズレやすいです。

それぞれ違う場所で参加しているので、空気感を共有することができず、仕方がないことではありますが、参加者はそれを自覚している必要があります。

話題があっちこっちにいけば、会議はどんどん長引きます。

「気付いたら、もうこんな時間!?」というのは、オンライン会議あるあるです。

議題から話題をズラさないためにも、参加者に事前に議題を送り、司会者だけでなく、参加者全員が議題達成の意識を持つ必要があります。

具体的には、議題を事前に印刷して手元に置いておく、またはPCの画面のどこかに議題を表示させておくなどしておきましょう。

話題や論点がズレた時は、「今日の議題これだよね」「ちょっと話を戻すけど…」と司会者だけでなく、参加者かららも意識的に発言される雰囲気の会議が望ましいです。

その意味で、オンライン会議は、あまり複雑な議題は適切ではありません。長い時間をかけての議論が必要な会議の場合は、オフラインで実施することをオススメします。

議題をつくるときは、オリエンテーションのOARRを意識しましょう。

日々の会議話し合いを変えるオリエンテーションのOARR(オール)とは?

⑦議事録はその場で打ち込む!

オンライン会議での議事録はグーグルドキュメントなどを利用して、その場で打ち込んでいくことがオススメです。

一般的な会議では、ホワイトボードへ議論を描く、ホワイトボード・ミーティングをオススメしていますが、オンライン会議では難しいでしょう。

そこで、議事録係を事前に決めておき、議論の流れをグーグルドキュメントにその場で打ち込んでいけば、ホワイトボード・ミーティングと同じ効果を発揮します。

オンライン版の簡易ファシリテーション・グラフィックとも言えるでしょう。

議論を可視化すれば、論点がズレていくことも回避できますし、議論の積み重ねから発言をしていくことができます。

⑥でお伝えした議題をグーグルドキュメントとして共有し、そのまま議題ごとに議論を打ち込み、議事録にしていくのがオススメです。(議事録もすぐに作成できるので一石二鳥です)

⑧質問・疑問は打ち込む

オンライン会議中の質問・疑問は、その場ですぐに発言せずに、グーグルドキュメントやチャットに打ち込みましょう。

オンライン会議では、いかに効率的に発言していくかが重要です。

発言量や発言する人の数が増えると、オンライン会議はカオスになっていくため、生産性が低くなっていきます。

そのためにも質問・疑問はグーグルドキュメントの下の部分やコメント機能、チャットでの打ち込み等を活用し、その場で打ち込み、それに対して発言者が答える形が好ましいでしょう。

発言者が文面だけで、質問・疑問を理解しきれない場合は、質問者からの発言を求め、質問・疑問のニュアンスを確認します。

また、発言・疑問を打ち込むことで、その論点について記録することにも繋がるので、重要な疑問などが流れてしまわずに、きちんと扱われることにも繋がります。

これは会議の参加人数が5名以上の場合に効果的な方法で、オンライン会議では、人数が多いほど、難易度が難くなります。

⑨司会は待たない、どんどん振る

対面での会議の場合は、「待つ」ことを推奨していますが、オンライン会議では、どんどん「振る」ことを勧めています。

オンライン会議は、対面とは異なり、同じ場を共にしているわけではないので、いつも以上に発言がしにくい環境になります。

発言を求めるときは「どなたかどうですか?」よりは、「Aさん、Bさん・・・Eさん」の順番でお願いします。

などと、発言の順番を決めてしまったり、「Cさんなにか意見ありませんか?」と、どんどん振ってしまう方が発言がしやすくなります。

司会/ファシリテーターは、一般的な対面の会議とは異なる進め方をしなければいけないことを頭に入れて、進行をしましょう。

⑩ルールを共有する

ここまで9つのオンライン会議のスキルについてお伝えしてきました。

ここまでお伝えしてきたように、オンライン会議は対面の会議とは異なる考え方が必要です。

その意味においても、オンライン会議独特のルールを参加者同士で共有しておくことが重要です。

同じ組織のなかでのオンライン会議であれば、新人に先輩がオンライン会議のやり方を事前にレクチャーしてあげる必要があるでしょう。

また、今回お伝えしたのは、オンライン会議スキルの一部であり、組織や参加者に合わせて会議の方法もアレンジできます。

例えば、私が所属している組織では、普段お互いが遠くに住んでいて、基本オンライン会議でモノゴトが進みます。そのため、会議の冒頭には必ずチェックインの時間を導入しています。

チェックインを導入することで、その人の近況を知ることができ、お互いの状況を把握してから議論に入れます。

⑦でお伝えしたグーグルドキュメントの議事録の取り方や、議論の可視化の仕方もいろんな工夫ができるでしょう。

自分たちの組織にあったオンライン会議の方法をぜひ皆さんで議論して、考えてみてください。

お困りのオンライン会議を解決する方法は組織の課題によって異なります。

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ABOUT ME
土肥 潤也
すべての人が主役になれるコミュニティづくりに取り組んでいます。コミュニティラボCO-℃代表、NPO法人わかもののまち 代表理事、Homebase YAIZU コミュニティコーディネーター、日本シティズンシップ教育フォーラム運営委員など